Anasayfa » Faaliyetler » 2021 Yılı Faaliyet Raporu » Yazı İşleri Müdürlüğü

Yazı İşleri Müdürlüğü


 
 

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREVİ:

Belediyenin karar organları olan Meclisin, Başkanlığın ve Encümenin çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmak, alınan kararların yazılmasını, kaydedilmesini, ilgililere duyurulmasını ve arşivlenmesini temin etmektir.

Resmi gazetede yayınlanan ve yürürlüğe giren kanun, genelge, tüzük ile yönetmelikleri, Başkanlık emirlerinin uygulanması hususunda tüm belediye birimlerine dağıtım planı gereğince dağıtımını yapmak ve koordinasyonu sağlamaktır.

Resmi kurum, kuruluş ile özel kuruluş ve vatandaşların Başkanlığa yapılan yazılı ve sözlü müracaatların Başkanlık direktifi doğrultusunda gereği için ilgili birimlere dağıtımını yaparak, cevabı yazıları müracaat sahiplerine ilgili servisince yapılmasını sağlamaktır. Ayrıca Meclis ve Encümen toplantılarının organizasyonunu yürütmektedir.

FAALİYET ŞEMASI:

  • Meclis Faaliyetleri
  • Encümen Faaliyetleri
  • Gelen Evrak
  • Giden Evrak
  • İlan- Duyuru

FİZİKSEL YAPI :

Yazı İşleri Müdürlüğü Gelibolu Belediye Başkanlığı ana hizmet binasında hizmet vermektedir.

İNSAN KAYNAKLARI : 

Yazı İşleri Müdürü : 1 adet                

İşçi Personel:  2 adet

Belediye İktisadi Teşebbüsü: 3 adet 

MECLİS FAALİYETLERİ:

Belediye Meclisi Belediyenin karar organıdır. 5393 sayılı Belediye Kanununun 18. Maddesine istinaden görev ve yetkileri belirlenmiştir.

Belediyenin en yüksek karar organı olan Meclisin olağan ve olağanüstü çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olup; gündemin hazırlanması ve Meclis Üyelerine tebliğini sağlamış, Belediye Meclisinin toplantı birleşimlerine ait kararlar 5393 Sayılı Yasanın 23.maddesi gereğince Kaymakamlık Makamına tebliğ edilmiştir. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği’nin 16. maddesi gereğince yazılarak bir sonraki toplantıda üyelere dağıtımını gerçekleştirmiştir.

Meclis toplantılarıyla ilgili kararlar ile tutanakların bir nüshası da birim arşivinde ve elektronik ortamda saklanmaktadır. İnternet Üzerinden Belediye Meclis Toplantıları yayınlanmıştır. Meclis Toplantı ses kayıtları arşivlenmiştir.

01.01.2021 - 31.12.2021 tarihleri arasında Belediye Meclisimiz, dünya genelinde devam eden Covid-19 salgını nedeni ile alınan tedbirlere uygun olarak çalışmalarını yapmıştır. Ağustos ayında ise meclisimiz tatile girmiştir.  115 adet Meclis kararı alınmıştır. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. maddesi ve Belediye Çalışma Yönetmeliği kapsamında meclis toplantılarının düzenlenmesi, evrakların hazırlanması ve yasal tariflerde belirtilen süre ve kurallara uygun olarak sonuçlandırılması kapsamında toplam 11 birleşim, Nisan ve Mayıs ayı meclis toplantısı ise 2’şer oturum olarak gerçekleştirilmiştir.

ENCÜMEN FAALİYETLERİ:

Belediye Encümeninin Görev ve yetkileri :

a) Yıllık çalışma programı ile bütçe ve kesin hesabı inceleyip belediye meclisine görüş bildirmek.

b) Yıllık çalışma programına alınan işlerle ilgili kamulaştırma kararlarını almak ve uygulamak.

c) Öngörülmeyen giderler ödeneğinin harcama yerlerini belirlemek.

d) Bütçede fonksiyonel sınıflandırmanın ikinci düzeyleri arasında aktarma yapmak.

e) Kanunlarda öngörülen cezaları vermek.

f) Vergi, resim ve harçlar dışında kalan dava konusu olan belediye uyuşmazlıklarının anlaşma ile tasfiyesine karar vermek.

g) Taşınmaz mal satımına, trampasına ve tahsisine ilişkin meclis kararlarını uygulamak; süresi üç yılı geçmemek üzere kiralanmasına karar vermek.

h) Umuma açık yerlerin açılış ve kapanış saatlerini belirlemek.

i) Diğer kanunlarda belediye encümenine verilen görevleri yerine getirmek.

Belediyemizin yürütme organı olan Encümenin karar alma çalışmalarına yardımcı olmakta, Pazartesi günleri haftada bir kez toplanan encümenin görüşeceği gündemi hazırlamaktadır. Alınacak karar ile ilgili kanuni esaslar gözden geçirilmekte, varsa özel bilgiler encümene sunulmakta, encümenin vermiş olduğu karar doğrultusunda kararlar yazılıp, üyelerin imzasından sonra ilgililere tebliği ve arşivlenmesi yapılmıştır.

01.01.2021 -31.12.2021 tarihleri arasında Belediye Encümenimiz Dünya Genelinde devam eden Covid- 19 salgını nedeni ile sosyal mesafe kurallarına uygun olarak 56 kez toplanarak 241 adet encümen kararı alınmıştır. Resmi tatil haftalarında encümen toplantısı yapılmamıştır.

GELEN EVRAK: 

Kurumumuz Elektronik Belge Sistemi (EBYS) ve Elektronik İmza (E-imza) uygulamalarına devam edilmekte olup, uygulamaya geçiş ile gerek kurum içi birimlerimiz gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan doküman ve belgelerinin  sisteme işlenmesi sağlanmıştır. 

Belediyemize Posta, kurye ve vatandaş kanalı ile gelen evraklar EBYS (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) ortamında kayıt altına alınıp ilgili Müdürlüklere Dijital evrak olarak ulaştırılır. 2021 yılında 7627 adet evrak gelmiş olup, ilgili müdürlüklere havaleleri ve intikalleri yapılmıştır.

GİDEN EVRAK:

Belediyemiz Yazı İşleri Müdürlüğü’ne 2021 yılı çalışma döneminde 987 adet evrak gelmiştir.

Belediyemiz Müdürlüklerinden, resmi kurum ve kuruluşlardan gelerek EBYS ortamında cevapları hazırlanarak çıkışları yapılan evraklar kurye, posta kanalı ve zimmet defteri ilgili yerlere ulaşması sağlanmıştır.  Müdürlüklere, şahıslara, Resmi Kurum ve Kuruluşlara cevaplandırılarak kaydı yapılmıştır.

İLAN - DUYURU:

Müdürlüğümüz, Belediyemiz çalışmaları ile ilgili olarak, ilan panosu veya anons sistemi aracılığıyla kamuoyuna yapılacak ilan ve duyuruları düzenlemektedir. İlan panosuna asılarak yapılan duyurularla ilgili asma ve kaldırma tutanakları düzenlenerek ilgililere tebliği ile bir nüshası dosyasında saklanmaktadır.

BEYAZ MASA :

Belediyemiz Mali Hizmetler Müdürlüğü Bünyesinde bulunan Hizmet Masasının (Beyaz Masa) vatandaşlarımıza daha iyi hizmet verebilmesi için yeniden yapılandırılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Bu kapsamda Hizmet Masası ile ilgili tüm iş ve işlemler Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülmeye başlanmıştır. Hizmet Masası ile ilgili tüm işlemler kurum evrak kayıt ile birlikte koordineli bir şekilde yürütülmektedir. Kayıtlı 560 adet şikayet sonuçlandırılmıştır. Yine bu birimden 829 adet telefonla alınan şikayet de ilgili birimlere yönlendirilerek sonuçlandırılmıştır.