Anasayfa » Faaliyetler » 2009 Yılı Faaliyet Raporu » Yazı İşleri Müdürlüğü

Yazı İşleri Müdürlüğü


 
 

Görevi

Belediyenin karar organları olan Meclisin, Başkanlığın ve Encümenin çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmak, alınan kararların yazılmasını, kaydedilmesini, ilgililere duyurulmasını ve arşivlenmesini temin etmektir.

Faaliyet Şeması

  • Meclis Faaliyetleri
  • Encümen Faaliyetleri
  • Gelen Evrak
  • Giden Evrak
  • İlan- Duyuru
  • Nikah İşlemleri

Meclis Faaliyetleri

Belediyenin en yüksek karar organı olan Meclisin olağan ve olağanüstü çalışmalarının yürütülmesine yardımcı olmakta, gündemin hazırlanması ve Meclis Üyelerine tebliğini sağlamakta, toplantılarla ilgili kararlar ile tutanak özeti yazılarak bir nüshası ilgili servislere gönderilmekte, bir nüshası da birim arşivinde saklanmaktadır.

Meclis toplantıları her ay yapılmış olup, 2009 yılında 141 adet Meclis kararı alınmıştır.

Encümen Faaliyetleri

Belediyenin yürütme organı olan Encümenin karar alma çalışmalarına yardımcı olmakta, Pazartesi günleri haftada bir kez toplanan encümenin görüşeceği gündemi hazırlamaktadır. Alınacak karar ile ilgili kanuni esaslar gözden geçirilmekte, varsa özel bilgiler encümene sunulmakta, encümenin vermiş olduğu karar doğrultusunda Encümen Karar Özet Defteri tutulmakta, kararlar yazılıp, üyelerin imzasından sonra ilgililere tebliği ve arşivlenmesi yapılmaktadır.

Encümenimiz 2009 yılında 47 toplantı yapmış, 482 adet encümen kararı alınmıştır.

Gelen Evrak

Belediyeye posta veya zimmetle gelen resmi veya özel evrak ve dilekçeler teslim alındıktan sonra incelenip bir sayı verilerek, kaydı alınmakta ve ilgili birimlere zimmetle gönderilmektedir.

Resmi Gazetede Belediye Mevzuatı ile ilgili yenilik ve değişiklikler takip edilmekte, fotokopi nüshası alınarak ilgili servisler bilgilendirilmektedir.

2009 yılında 2618 adet gelen evrak kaydı yapılmıştır.

2009 yılında 4927 adet dilekçe kayda alınmıştır.

Giden Evrak

Belediye Başkanlığınca özel veya resmi kişi, kurum ve kuruluşlara yazılıp işlemleri tamamlanan evraklar, zimmet defterlerine sıra numarası ile kaydedilip, postaya verilmekte veya elden dağıtıcılarla ilgililere gönderilmektedir.

2009 yılında 666 adet giden evrak kaydı yapılmıştır.

İlan - Duyuru

Müdürlüğümüz, Belediye çalışmaları ile ilgili olarak, ilan panosu veya anons sistemi aracılığıyla kamuoyuna yapılacak ilan ve duyuruları düzenlemektedir. İlan panosuna asılarak yapılan duyurularla ilgili asma ve kaldırma tutanakları düzenlenerek ilgililere tebliği ile bir nüshası dosyasında saklanmaktadır.

2009 yılında 195 adet ilan zaptı yapılmıştır

Evlendirme Memurluğu

Belediye bünyesine yapılan evlendirme müracaatlarını akde dönüştürmektedir. Evlenme işlerine ait evrakların müracaat sahiplerince tamamlanmasına yardımcı olmak, evrakların tamamlanmasından sonra nikah akdi için gerekli ortamı, randevu saatini belirlemek ve akdi hukuki ortamında gerçekleştirmektedir. Evlenme akdi sonrasında akdin resmiyetini tüm kurumlarca sağlanması amaçlı yazışmaları yapmak, vatandaşın akit öncesi veya sonrası karşılaştığı sorunları çözmek için fahri hizmet vermektedir.

2009 yılında toplam 167 adet evlenme müracaatı alınmış, nikahları kıyılmış, evlenmelerle ilgili 764 yazışma yapılmıştır.

Belediye Meclis salonumuz nikah törenlerine tahsisi edildiği gibi, kamu kurum ve kuruluşlarına, sivil toplum örgütlerine düzenledikleri konferans, kurs ve seminerlere ev sahipliği yapmıştır.